Ασφάλεια και προστασία δεδομένων (GDPR)
Το Cretel-Roster εγκαθίσταται στον δικό σας server. Κάθε χρήστης έχει πρόσβαση μόνο στα κέντρα και στα τμήματα που του έχουν ανατεθεί, με δικαιώματα ανά οθόνη και ενέργεια, τα οποία ο server ελέγχει σε κάθε αίτημα. Κάθε αλλαγή καταγράφεται στο Ιστορικό ενεργειών, ενώ η βάση δεδομένων αντιγράφεται κρυπτογραφημένη κάθε νύχτα.
Δικαιώματα πρόσβασης
-
Δικαιώματα ανά ρόλο και οθόνη
Για κάθε ρόλο και κάθε οθόνη ορίζετε ποιες ενέργειες επιτρέπονται: Προβολή, Εισαγωγή, Επεξεργασία, Διαγραφή, Εξαγωγή. Ο έλεγχος πραγματοποιείται στον server σε κάθε αίτημα και όχι μόνο στην οθόνη.
-
Μόνο τα τμήματα που έχουν ανατεθεί
Ένας προϊστάμενος βλέπει μόνο τα τμήματα που του έχουν ανατεθεί, ενώ ένα τμήμα «Μόνο ανάγνωση» το βλέπει χωρίς να το τροποποιεί. Ο Διαχειριστής Κέντρου και ο Επόπτης βλέπουν ολόκληρο το κέντρο τους· ο Επόπτης, όμως, χωρίς να τροποποιεί τίποτα.
-
Διαχωρισμός κέντρων
Τα κέντρα (ένα ξενοδοχείο ή ομάδα ξενοδοχείων) είναι διακριτά μεταξύ τους· κάθε χρήστης βλέπει μόνο τα κέντρα που του έχουν ανατεθεί.
-
Δικαιώματα ανά χρήστη
Όπου απαιτείται, ένας χρήστης μπορεί να λάβει ατομικά δικαιώματα, ανεξάρτητα από τον ρόλο του· αυτά ορίζονται από τον κεντρικό διαχειριστή.
Ασφάλεια σύνδεσης
-
Μη αναγνώσιμοι κωδικοί
Οι κωδικοί των χρηστών δεν αποθηκεύονται ποτέ ως απλό κείμενο, αλλά μόνο ως μη αναστρέψιμο «αποτύπωμα».
-
Κωδικός 2 βημάτων
Η διπλή επαλήθευση προσθέτει στον κωδικό έναν κωδικό από εφαρμογή στο κινητό· είναι υποχρεωτική για όσους ορίσει ο διαχειριστής.
-
Όριο αποτυχημένων προσπαθειών
Πολλοί λανθασμένοι κωδικοί σε λίγα λεπτά αναστέλλουν προσωρινά τη σύνδεση του λογαριασμού.
-
Συνδεδεμένες συσκευές
Οι συνδεδεμένες συσκευές κάθε χρήστη εμφανίζονται στην οθόνη Χρήστες, από όπου αποσυνδέονται μεμονωμένα ή όλες μαζί.
-
Προβολή ως χρήστης
Ο διαχειριστής μπορεί να δει την εφαρμογή όπως τη βλέπει ένας χρήστης, μόνο για ανάγνωση, για διάστημα μίας ώρας και με κόκκινη μπάρα στην οθόνη.
Ιστορικό ενεργειών
- Για κάθε αλλαγή καταγράφονται ο χρήστης, η ημερομηνία και ώρα, η συσκευή και τα στοιχεία πριν και μετά.
- Καταγράφονται επίσης οι εξαγωγές αρχείων (Excel, PDF), οι συνδέσεις και οι ενέργειες που απορρίφθηκαν.
- Οι κωδικοί πρόσβασης δεν καταγράφονται ποτέ στο Ιστορικό.
- Το Ιστορικό δεν διαγράφεται.
- Αυτόματος έλεγχος επιβεβαιώνει ότι κάθε ενέργεια που τροποποιεί στοιχεία καταγράφεται στο Ιστορικό.
- Στην οθόνη Ιστορικό ενεργειών κάθε αποθήκευση εμφανίζεται ως μία γραμμή, με φίλτρα, ονόματα και τιμές πριν και μετά.
Αρχεία και αντίγραφα ασφαλείας
-
Αρχεία μόνο με δικαίωμα
Δικαιολογητικά και φωτογραφίες ανοίγουν μόνο από συνδεδεμένους χρήστες με δικαίωμα, ποτέ μέσω ανοιχτού συνδέσμου. Κάθε αρχείο είναι έως 10 MB και ελέγχεται ως προς το είδος του.
-
Κρυπτογραφημένα αντίγραφα κάθε νύχτα
Η βάση δεδομένων αντιγράφεται κρυπτογραφημένη κάθε νύχτα. Διατηρούνται 7 ημερήσια, 4 εβδομαδιαία και 12 μηνιαία αντίγραφα, ενώ σε περίπτωση αποτυχίας ενός αντιγράφου αποστέλλεται ειδοποίηση στο Telegram. Στον δικό σας server, τα αντίγραφα αποθηκεύονται σε δίσκο στις εγκαταστάσεις σας (π.χ. NAS).
Εγκατάσταση και φιλοξενία
-
Στον δικό σας server
Από προεπιλογή, το Cretel-Roster εγκαθίσταται στον δικό σας server (Linux, Ubuntu, με Docker), σε εγκατάσταση αποκλειστικά για εσάς. Η cretel.net συνδέεται μέσω ιδιωτικού VPN (Tailscale) για την εγκατάσταση, τις ενημερώσεις και την κεντρική διαχείριση.
-
Φιλοξενία από εμάς
Εφόσον δεν επιθυμείτε δικό σας server, αναλαμβάνουμε τη φιλοξενία σε servers στη Γερμανία (ΕΕ), επίσης σε εγκατάσταση αποκλειστικά για εσάς, με ενημερώσεις και αντίγραφα ασφαλείας από εμάς.
Υπηρεσίες εκτός του server σας
Όταν τις ενεργοποιήσετε, ορισμένες λειτουργίες χρησιμοποιούν υπηρεσίες εκτός του server σας: ο Βοηθός AI (Anthropic), η φωνή (η υπηρεσία του browser), τα SMS, το email, το Telegram και οι ειδοποιήσεις push. Ο εντοπισμός της τοποθεσίας μιας διεύθυνσης IP πραγματοποιείται μέσω της υπηρεσίας ipwho.is.
Βοηθός AI και προσωπικά δεδομένα
- Βλέπει μόνο όσα βλέπει ο ίδιος ο χρήστης, με τα δικά του δικαιώματα, και δεν διαθέτει ξεχωριστή πρόσβαση στη βάση δεδομένων.
- Από προεπιλογή δεν έχει πρόσβαση σε ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, IBAN, τηλέφωνα και email, ούτε στις βάρδιες και στους λόγους εκκρεμότητας που έχετε χαρακτηρίσει ως «Υγεία» (π.χ. ΑΣΘΕΝΕΙΑ).
- Ο κεντρικός διαχειριστής ορίζει ανά κέντρο τι επιτρέπεται στο AI («Τι επιτρέπεται στο AI») καθώς και ένα εκτιμώμενο μηνιαίο όριο κόστους· οι ιδιωτικές συνομιλίες διαγράφονται μετά από 90 ημέρες.
- Από προεπιλογή το AI δεν πραγματοποιεί καμία αλλαγή· όπου το επιτρέπει ο κεντρικός διαχειριστής, κάθε αλλαγή απαιτεί «Εκτέλεση» από τον χρήστη.
- Ο κεντρικός διαχειριστής μπορεί να καταργήσει την επιβεβαίωση για ένα κέντρο· τότε το AI πραγματοποιεί μία αλλαγή ανά απάντηση. Οι αποφάσεις για αιτήματα και οι προσωπικές ειδοποιήσεις απαιτούν πάντα «Εκτέλεση».
Συχνές ερωτήσεις
Ποιος έχει πρόσβαση στα δεδομένα μας;
Πρόσβαση έχουν οι χρήστες σας, ο καθένας μόνο στα κέντρα και στα τμήματα που του έχουν ανατεθεί και με τα δικαιώματα του ρόλου του. Η cretel.net, ως κεντρικός διαχειριστής, συνδέεται μέσω ιδιωτικού VPN (Tailscale) για την εγκατάσταση, τις ενημερώσεις και την κεντρική διαχείριση. Κάθε αλλαγή καταγράφεται στο Ιστορικό ενεργειών.
Υπάρχει διπλή επαλήθευση;
Ναι. Παρέχεται κωδικός 2 βημάτων με εφαρμογή στο κινητό, τον οποίο ο διαχειριστής μπορεί να ορίσει υποχρεωτικό για κάθε χρήστη.
Τηρούνται αντίγραφα ασφαλείας;
Ναι. Η βάση δεδομένων αντιγράφεται κρυπτογραφημένη κάθε νύχτα· στον δικό σας server, τα αντίγραφα αποθηκεύονται σε δίσκο στις εγκαταστάσεις σας (π.χ. NAS).
Μπορούμε να δούμε ποιος έκανε μια αλλαγή;
Ναι. Το Ιστορικό ενεργειών εμφανίζει για κάθε αλλαγή τον χρήστη, την ημερομηνία και ώρα, τη συσκευή και τα στοιχεία πριν και μετά. Δεν διαγράφεται.
Πώς χειρίζεται ο Βοηθός AI τα προσωπικά δεδομένα;
Βλέπει μόνο όσα βλέπει ο χρήστης που ρωτά, με τα δικά του δικαιώματα. Από προεπιλογή δεν έχει πρόσβαση σε ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, IBAN, τηλέφωνα και email, ούτε σε όσα έχετε χαρακτηρίσει ως «Υγεία». Οι ιδιωτικές συνομιλίες διαγράφονται μετά από 90 ημέρες.
Δείτε το Cretel-Roster με τα δικά σας τμήματα
Κλείστε demo και θα επικοινωνήσουμε μαζί σας την ίδια εργάσιμη ημέρα.